Privacy- en cookieverklaring Vektis C.V. (verder: Vektis)

Vektis is een C.V. (Vektis) naar Nederlands recht en wordt vertegenwoordigd door haar beherend vennoot Vektis Beheer B.V. Het is de missie van Vektis om partijen in de zorg te ondersteunen bij het effectiever en efficiënter uit kunnen voeren van processen in de zorgmarkt. Door het leveren van heldere zorginzichten en producten/diensten stelt Vektis deze partijen in staat de kwaliteit, de toegankelijkheid en betaalbaarheid van de zorg in Nederland verbeteren. Meer over de missie en visie van Vektis kun je lezen via deze link.

In het kader van de dienstverlening die wij aanbieden verwerken wij persoonsgegevens. In deze privacy- en cookieverklaring lees je welke persoonsgegevens wij van jou verwerken en wat we daarmee doen.

Onze privacy- en cookieverklaring in het kort

Jouw privacy is voor ons van groot belang. Wij houden ons dan ook aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Dit betekent dat wij:

• Onze doeleinden duidelijk vastleggen voordat wij jouw persoonsgegevens verwerken, via deze privacy- en cookieverklaring.
• Zo min mogelijk persoonsgegevens opslaan en enkel de gegevens die nodig zijn voor onze doeleinden.
• Expliciet toestemming vragen voor de verwerking van jouw persoonsgegevens, mocht toestemming verplicht zijn.
• Benodigde beveiligingsmaatregelen treffen om jouw persoonsgegevens te beschermen. Wij leggen deze verplichtingen ook op aan partijen die persoonsgegevens voor ons verwerken.
• Jouw rechten respecteren, zoals het recht op inzage, correctie of verwijdering van jouw persoonsgegevens die bij ons verwerkt zijn.

Privacyrechtelijke rolverdeling:

Vektis verwerkt diverse persoonsgegevens in de rol van ‘verwerkingsverantwoordelijke’. Dit betekent dat Vektis bij en voor die verwerkingen zelf en/of met anderen heeft bepaald voor welke doelen Vektis die persoonsgegevens mag verwerken en welke middelen Vektis daarbij gebruikt.

Voor andere verwerkingen van persoonsgegevens treedt Vektis op in de rol van ‘verwerker’. Dit betekent dat Vektis deze verwerkingen van persoonsgegevens uitvoert voor één of meer andere partij(en), bijvoorbeeld de zorgverzekeraars. Die andere partij bepaalt voor die verwerkingen dan de doelen, evenals met welke essentiële middelen de verwerking moet plaatsvinden. Meer informatie over die verwerkingen is terug te vinden in de privacyverklaringen van de andere partij(en), zoals de zorgverzekeraars.

Voor welke doeleinden gebruiken wij jouw persoonsgegevens?

Wij verkrijgen verschillende persoonsgegevens van jou. Per doeleinde geven wij aan welke gegevens wij van jou verkrijgen, met welke doel wij deze gegevens verwerken en hoelang die worden bewaard. Als je vragen hebt of wilt weten wat we precies van jou bijhouden, neem dan contact met ons op. De contactgegevens staan onderaan in deze privacy- en cookieverklaring.

Verwerkingen in het kader van het AGB-register

Zorgpartijen en zorgaanbieders kunnen een AGB-code bij Vektis aanvragen of wijzigen. Dit is onderdeel van onze dienstverlening. Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

Van de zorgverlener:

• AGB-code
• Voor- en achternaam
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Geslacht
• Geboortedatum
• Academische titel
• Correspondentiepostadres
• Bevoegdheden, erkenning(en) en bijbehorend referentienummer
• Kwalificatie(s)
• Functie of rol bij de vestiging/onderneming
• Werkrelaties
• Zorgaanbod
• Reden van beëindiging actieve AGB-code (enkel bij opzegging)

Van het bedrijf/de rechtspersoon:

• AGB-code van de vestiging/onderneming
• Gewenste naam in het AGB-register
• Handelsnaam en statutaire naam van onderneming
• Rechtsvorm van de vestiging/onderneming
• Correspondentieadres van de onderneming
• Bezoekadres van de vestiging
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Websiteadres
• Zorgaanbod van de vestiging
• Reden van beëindiging actieve AGB-code (enkel bij opzegging)
• Aanvullende praktijkinformatie, zoals etalagegegevens

Van de contactpersoon van de zorgpartij:

• Rol binnen de organisatie
• Ingangs- einddatum van deze rol
• Voor- en achternaam
• Geslacht

Wij verwerken deze gegevens om de overeenkomst die we met jou aangaan goed uit te voeren. Daarnaast is het ook mogelijk dat wij deze gegevens verwerken op basis van ons gerechtvaardigd belang.

Wij bewaren deze gegevens niet langer dan noodzakelijk is. Als een aanvraag leidt tot toekenning van een AGB-code, dan bewaren wij de persoonsgegevens van een zorgverlener of zorgpartij tot zeven jaar nadat de registratie in het AGB-register is beëindigd, tenzij er zwaarwegende redenen zijn om hiervan af te wijken. Als een aanvraag van een AGB-code niet leidt toekenning, dan bewaren wij de persoonsgegevens tot drie maanden na de afwijzing. Als wij binnen deze drie maanden nieuwe informatie ontvangen van de zorgpartij, dan start de bewaartermijn opnieuw.

Contact en klachtafhandeling

Je kunt op verschillende manieren contact met ons opnemen. Dit kan telefonisch, via het contactformulier of via onze chatbot Vektoria.

Om jouw verzoek tot contact goed af te handelen, verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• Voor- en achternaam
• Naam organisatie
• AGB-, Gemeente- of UZOVI-code
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Eventuele informatie die je zelf invult als inhoud van een bericht
• Bij telefonisch contact wordt de stem van de betrokkene verwerkt

Als je een verzoek of klacht hebt ingediend via het contactformulier, dan verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• Voorletters en achternaam
• Geslacht betrokkene
• Naam organisatie
• AGB-code
• E-mailadres
• Telefoonnummer

Als je contact met ons opneemt, dan ga je in op ons aanbod om met ons in contact te treden (uitvoering van de overeenkomst).

Wij slaan deze contactmomenten met de door jou verstrekte persoonsgegevens op voor het uitvoeren van de overeenkomst en het eventueel afhandelen van jouw klacht. We bewaren deze informatie, zo lang als dat nodig is voor dit contact of tot maximaal 2 jaar nadat wij voor het laatst contact met jou hebben gehad, omdat we er zeker van willen zijn dat we jouw vraag of klacht goed hebben afgehandeld. Indien je een verzoek of klacht hebt ingediend, dan bewaren wij deze tot 5 jaar na afhandeling.

Inloggen voor online dienstverlening

Als je gebruik maakt van onze dienstverlening, dan is het mogelijk dat je eerst moet inloggen op onze website. Om een account aan te maken en vervolgens in te kunnen loggen op onze website, verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• Voor- en achternaam rechtsgeldig vertegenwoordiger;
• Naam van de organisatie
• Adresgegevens
• KvK-nummer (indien van toepassing)
• Functie van de afnemer binnen de organisatie
• E-mailadres
• AGB-, Gemeente- of UZOVI-code
• Soort organisatie waartoe de afnemer behoort
• De online dienst(en) waarop de afnemer zich heeft geabonneerd
• Datum van aanvang en beëindiging afname online diensten
• Handtekening

Wij vragen jou om een account te maken zodat wij uitvoering kunnen geven aan de overeenkomst die je met ons bent aangegaan.

Wij slaan deze persoonsgegevens op tot 7 jaar na beëindiging van de overeenkomst.

Zelf toegang beheren tot online dienstverlening

Het is voor een afnemer mogelijk om zelf toegang tot de online omgeving te beheren. Een persoon met de rol van contactpersoon heeft de bevoegdheid om namens de afnemer richting Vektis de gebruikers te benoemen en te (laten) autoriseren voor de online dienst(en) die Vektis aan deze afnemer aanbiedt. Om een persoon deze rol toe te kennen, verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• Voor- en achternaam
• Geslacht
• Geboortedatum
• Zakelijk e-mailadres
• Zakelijk telefoonnummer
• AGB-, Gemeente- of UZOVI-code
• Naam van organisatie
• Ingangs- en einddatum vertegenwoordigingsbevoegdheid
• De online dienst(en) waarvoor de contactpersoon vertegenwoordigingsbevoegd is verklaard

Wij verwerken deze gegevens om uitvoering te kunnen geven aan de overeenkomst die je met ons bent aangegaan.

Wij slaan deze persoonsgegevens op tot 7 jaar na beëindiging van deze rol.

Het gebruik van een online dienst achter een inlog

Als een persoon toegang heeft aangevraagd, zoals omschreven in de vorige tussenkop, dan kan een gebruiker een persoonlijk account aanmaken. Middels dit account kan er worden ingelogd en gebruik worden gemaakt van onze dienstverlening.

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• Voor- en achternaam
• Geslacht
• E-mailadres
• AGB-, Gemeente- of UZOVI-code
• Soort organisatie
• Ingangs- en einddatum gebruik online diensten
• De online dienst(en) waartoe de gebruiker heeft (gehad)

Wij verwerken deze gegevens om uitvoering te kunnen geven aan de overeenkomst die je met ons bent aangegaan.

Wij slaan deze gegevens op tot de persoon zijn autorisatie tot een dienst beëindigd. Met het oog op auditdoeleinden is het mogelijk dat wij gegevens uit een afgeleide registratie nog enige tijd bewaren, zodat wij kunnen aantonen aan wie autorisaties zijn verstrekt en/of ontnomen.

Gebruik maken van ons Dataportaal

Het is mogelijk dat wij met een wederpartij/klant bestanden moeten uitwisselen. Daarvoor maken wij gebruik van ons Dataportaal. Via dit Dataportaal kunnen bestanden worden geüpload en gedownload. Om veilig bestanden uit te wisselen, is het nodig om een persoon als ‘contactpersoon Dataportaal’ aan te wijzen.

Om een persoon aan te kunnen wijzen als ‘contactpersoon Dataportaal’ verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• Voor- en achternaam
• E-mailadres
• IP-adres
• Naam van de organisatie
• Rechten die worden toegekend
• Ingangs- en einddatum van deze rechten

Wij verwerken deze gegevens om uitvoering te kunnen geven aan de overeenkomst die je met ons bent aangegaan.

Deze persoonsgegevens worden bewaard zolang een persoon geautoriseerd is. De persoonsgegevens worden verwijderd zodra de autorisatie verlopen is.

Gemeentezorgspiegel

Als de ‘contactpersoon Dataportaal’ optreedt in het kader van de Gemeentezorgspiegel, dan worden dezelfde persoonsgegevens verwerkt. Deze gegevens worden verwerken om uitvoering te kunnen geven aan de overeenkomst die je met ons bent aangegaan.

Deze persoonsgegevens worden bewaard zolang een persoon geautoriseerd is. De persoonsgegevens worden verwijderd zodra de autorisatie verlopen is. Met het oog op auditdoeleinden kunnen, in een hiervan afgeleide registratie, de persoonsgegevens nog wel enige tijd worden bewaard. Het doel hiervan is dat wij kunnen aantonen aan wie autorisaties zijn verstrekt of ontnomen.

Dienstverlening ten aanzien van leveranciers/crediteuren

Voor onze dienstverlening maken wij gebruik van verschillende leveranciers. In dat kader hebben wij verschillende gegevens nodig om de order af te handelen. Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• Voor- en achternaam
• Statutaire naam van organisatie
• Zakelijke contactgegevens
• Functie
• KvK-nummer
• Handtekening

Wij verwerken deze gegevens om uitvoering te kunnen geven aan de overeenkomst.

Wij bewaren deze gegevens tot 7 jaar na beëindiging van de overeenkomst.

Het plaatsen van interviews in (online) publicaties

Wij plaatsen incidenteel interviews op onze website of in publicaties als de Zorgthermometer. Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• Voor- en achternaam
• Statutaire naam van organisatie
• Zakelijke contactgegevens
• Functie
• Geslacht (optioneel)
• Geboortedatum of leeftijd (optioneel)
• Afbeelding van betrokkene (optioneel)

Wij verwerken deze persoonsgegevens op basis van toestemming van de geïnterviewde persoon.

De persoonsgegevens worden tot 2 jaar na het einde van de afname van de publicatie bewaart. De niet-gebruikte foto's en overige persoonsgegevens worden gewist als deze niet langer nodig zijn voor het verwerkingsdoel of als de toestemming door de geïnterviewde persoon wordt ingetrokken. Een gepubliceerd interview kent (nog) geen bewaartermijn.

Het verzenden van nieuwsbrieven

Via onze website kun je je aanmelden voor een of meerdere nieuwsbrieven van Vektis. Wij versturen maandelijks per e-mail een nieuwsbrief met daarin nieuws over Zorginzichten, Zorgthermometer, Alert – UZOVI, Alert – recente wijzigingen standaarden en de Gemeentezorgspiegel.

Om een nieuwsbrief te kunnen verzenden, verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• E-mailadres
• Naam- en achternaam
• Bedrijfsnaam/organisatie (optioneel)

Wij verwerken deze persoonsgegevens op basis van de toestemming van de persoon die zich heeft ingeschreven om een nieuwsbrief te ontvangen.

De persoonsgegevens worden tot 7 jaar na beëindiging van het abonnement bewaard.

Sollicitaties

Als je hebt gereageerd op één van onze vacatures of een open sollicitatie hebt ingestuurd, dan verwerken wij jouw persoonsgegevens om jouw sollicitatie in behandeling te kunnen nemen. We gebruiken deze gegevens ook ter voorbereiding op het eventueel sluiten van een arbeidsovereenkomst.

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• Voor- en achternaam
• Woonplaats
• Voorgaande werkrelaties
• Behaalde diploma's en certificaten
• Functie waarop wordt gesolliciteerd
• Stadium in het sollicitatieproces waarin sollicitant zich bevindt
• Curriculum Vitae en de informatie die sollicitant daarin verstrekt
• Sollicitatiebrief en de informatie die sollicitant daarin verstrekt
• Persoonsgegevens die de sollicitant deelt via socialmediaplatforms als sollicitant ervoor kiest om Vektis te volgen

Deze persoonsgegevens worden door de sollicitant zelf verstrekt en worden verwerkt op basis van de uitvoering van de (pre-contractuele fase voor de) arbeidsovereenkomst.

Jouw sollicitatiegegevens bewaren wij tot maximaal 4 weken nadat de functie is vervuld. Wij bewaren deze gegevens zodat wij contact met jou kunnen opnemen in het geval de functie binnen de proeftijd opnieuw vrijkomt. Wanneer we jou op dit moment geen functie kunnen aanbieden, kunnen we – met jouw toestemming – de sollicitatiegegevens nog een jaar langer bewaren. Je kunt jouw toestemming op elk moment intrekken door ons een e-mail te sturen. Indien je bij ons komt werken, bewaren wij jouw sollicitatiegegevens in het personeelsdossier. Dit dossier wordt bewaard zolang dit noodzakelijk is en ten aanzien van de sollicitatiegegevens tot maximaal 2 jaar na indiensttreding.

Een social media- en internetonderzoek kan onderdeel zijn van de sollicitatieprocedure. Dit is noodzakelijk om te kunnen waarborgen dat bij het aannemen van nieuw personeel ons imago in stand blijft. Wij doen dit dan ook op basis van ons gerechtvaardigde belang. Wij zoeken hiervoor op jouw naam via Google, en jouw eventuele profiel op diverse social media. Dit uiteraard voor zover deze profielen openbaar zijn; wij zullen je niet vragen om ons toegang te verlenen tot een afgeschermde social media-pagina of een connectie met ons te maken. De resultaten van het onderzoek worden met jou besproken. Mocht je hier bezwaar tegen hebben, dan kun je dit bij ons aangeven op het moment dat je solliciteert.

Wanneer kunnen we jouw persoonsgegevens delen met derden?

Vektis deelt jouw gegevens enkel met derden, wanneer dit op basis van de huidige wetgeving is toegestaan. Het kan voorkomen dat wij jouw persoonsgegevens aan derde partijen verstrekken, omdat:

• Wij hen hebben ingeschakeld om bepaalde gegevens te verwerken;
• Wij daar een wettelijke grondslag voor hebben;
• Wij dat wettelijk verplicht zijn (bijvoorbeeld als de politie dat eist bij een vermoeden van een strafbaar feit).

De partijen die in onze of uw opdracht persoonsgegevens verwerken zijn:

• IT-leveranciers en -dienstverleners
• Hostingpartijen
• Telecomleveranciers
• Cookiedienstverleners
• Betalingsdienstverleners en incassobureaus
• Postorderbedrijven
• Marketingbedrijven
• Partners
• Overheidsdiensten (o.a. de Belastingdienst, gemeenten)
• Sommige van onze leveranciers zijn buiten de Europese Economische Ruimte (EER) gevestigd. In dat geval zorgen wij dat er passende waarborgen zijn genomen om jouw privacy te beschermen.

Deze privacy- en cookieverklaring is uitsluitend van toepassing op de diensten van Vektis. Wij zijn niet verantwoordelijk voor het privacybeleid van andere websites, die via een link op onze website bereikbaar zijn.

Social media buttons

Op onze website maken wij gebruik van social media buttons, welke jou doorgeleiden naar de betreffende social media platforms. Je krijgt hierdoor de optie om ons te volgen en om content te delen binnen het netwerk. Ook zul je advertenties tegenkomen op jouw social mediapagina. De buttons zijn werkzaam vanwege stukjes code welke afkomstig zijn van de social medianetwerken. Als je wilt weten wat de social media platforms doen met jouw persoonsgegevens, lees dan de desbetreffende privacyverklaring:

• LinkedIn (privacyverklaring)
• X/Twitter (privacyverklaring)
• YouTube (privacyverklaring)

Hoe worden jouw persoonsgegevens beveiligd?

Vektis heeft organisatorische en technische maatregelen genomen om de persoonsgegevens die zij verwerkt en ten behoeve van haar laat verwerken, passend te beveiligen. Dit houdt tevens in dat Vektis meer beveiligingsmaatregelen heeft genomen om de persoonsgegevens die vertrouwelijk van aard zijn, zoals de persoonsgegevens over iemands gezondheid of anderszins gevoelig zijn, te beschermen. Je kunt hierbij denken aan: encryptie, pseudonimisatie en het gebruik van beveiligde mediums, als er vertrouwelijke gegevens uitgewisseld moeten worden.

Vektis heeft een beveiligingsbeleid waaruit volgt dat rechten om persoonsgegevens te mogen verwerken slechts toegekend en ontnomen worden nadat een aanvraag daartoe is goedgekeurd door een daartoe bevoegde functionaris. Een proces dat ook wordt gemonitord of deze goed is doorlopen en of eventuele rechten ook tijdig weer zijn ontnomen.

Welke privacyrechten heb je?

• Recht op inzage: je hebt het recht de persoonsgegevens die wij van jou verwerken, in te zien.
• Recht op rectificatie: je hebt het recht de persoonsgegevens die wij van jou verwerken, te corrigeren of aan te vullen indien deze onjuist of onvolledig zijn.
• Recht van bezwaar: je kunt bezwaar maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens, waaronder tegen direct marketing.
• Recht op verwijdering: je kunt ons verzoeken jouw persoonsgegevens te verwijderen.
• Recht om jouw toestemming in te trekken: indien je ons toestemming hebt gegeven om persoonsgegevens te verwerken, dan kun je deze toestemming op ieder moment intrekken.
• Recht op overdraagbaarheid van gegevens: indien het technisch mogelijk is, heb je het recht om de persoonsgegevens die wij van jou verwerken te laten overdragen aan een derde partij.
• Recht op beperking van de verwerking: in sommige gevallen kun je ons verzoeken om het verwerken van jouw persoonsgegeven (al dan niet tijdelijk) te beperken.

Bij jouw verzoek kunnen wij je vragen om je te identificeren. Wij vragen hiervoor gegevens op om er zeker van te zijn dat jij de juiste persoon bent aan wie de persoonsgegevens toebehoren.

Wij zullen in principe binnen 30 dagen aan jouw verzoek voldoen. Deze termijn kan echter worden verlengd om redenen die verband houden met de specifieke privacyrechten of de complexiteit van het verzoek. Als wij deze termijn verlengen, zullen wij jou daarvan tijdig op de hoogte stellen.

Indien je één van je rechten wilt uitoefenen, neem dan contact op via het Klantadviescentrum van Vektis.

Wijzigingen in de privacy- en cookieverklaring

Wanneer onze dienstverlening wijzigt, moeten wij natuurlijk ook de privacy- en cookieverklaring aanpassen. Let dus altijd op de datum bovenaan in dit document en kijk regelmatig of er nieuwe versies zijn.

Vragen of klacht indienen

Indien je een klacht wilt indienen over het gebruik van jouw persoonsgegevens door Vektis, kun je dit doen via de Klachtenprocedure. Vragen kunnen via het Klantadviescentrum van Vektis gesteld worden. Wij pakken elke vraag en klacht intern op en communiceren dit verder met jou. Als je vindt dat wij jou niet op de juiste manier helpen, dan heb je het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder. Deze heet de Autoriteit Persoonsgegevens.

Algemene Contactgegevens

Klantadviescentrum van Vektis

Vektis
Sparrenheuvel 18, Gebouw B
3700 AS, Zeist

KvK-nummer: 30230118

Contactgegevens Functionaris Gegevensbescherming

E-mailadres: compliance@vektis.nl Telefoonnummer: 030 – 8008 300

Cookies

Cookies